セコムあんしん勤怠管理サービス
KING OF TIME Edition

• 両立支援の強力サポートとなるテレワーク環境の整備
  育児や介護と仕事の両立を支援する上で、テレワークは極めて有効な手段となります。現在は未導入、あるいは利用が限定的な職場であっても、両立支援の一環として導入を検討しましょう。あわせて、従業員が心理的抵抗なくテレワークを選択できるよう職場環境を整えるとともに、パソコン等の機器貸与や通信費・光熱費といった費用負担などの運用ルールについても、明確に策定しておくことが必要です。
• ハラスメント防止と不利益取扱いの禁止の周知
  制度利用の申出や取得を理由とした不利益取扱いは法律で禁止されています。特に「介護」についても個別周知が義務化されたため、パタハラ・マタハラ対策に加え、「ケアハラ（ケア・ハラスメント）」の防止措置も重要です。ハラスメントは上司からだけでなく同僚の間でも起こり得るため、管理職への教育はもちろん、全従業員を対象とした研修を実施するなど、組織全体での意識改革が不可欠です。

• 「聞いてない」を防ぐ先行・定期プッシュ通知
  制度の案内は、導入時の一度きりで終わるものではありません。入社時期や年齢、家族構成の変化といった従業員の個別状況に応じ、タイミングを逃さず継続的な案内が必要になります。理想的なのは、入退社手続きや給与計算と同様に、この「周知・案内」を定期業務として無理なく組み込むことです。これらを担当者の業務負荷を抑えつつ実現するためには、案内業務の定型化が欠かせません。

その土台として、まずは従業員および家族情報は人事労務システムへ集約するなどして、一元管理の仕組みを作りましょう。

• 組織全体の「ケア・リテラシー」向上
  上司や同僚による無意識な言動が、意図せずハラスメントを招き、制度を名ばかりのものにしてしまうことがあります。「育児は奥さんに任せて、君はこれまで以上に頑張って稼がないと」など「良かれ」と思ってかけた言葉でも、相手や状況次第でハラスメントになり得るという認識を持つことが重要です。

これを防ぐためには、研修等を通じて、相手の立場に配慮した対話スキルの底上げを図りましょう。相互理解を深めることで、誰もが気兼ねなく制度を利用でき、周囲も納得感を持って支え合える、健全な職場環境を醸成しましょう。

• 判断のブレを防ぐ「制度のメニュー化」
  「柔軟」という言葉から「何でも通る」と期待する従業員と、「前例がない」と戸惑う管理職との間で、認識のズレが生じがちです。

そこで、利用条件・期間・業務調整ルールを「メニュー化」して周知し、個々人の解釈に左右されない共通の基準を作りましょう。人事・上司・本人・周囲が同じ前提に立つことで、誰もが迷わず制度を利用できる状態を目指します。
これにより、上司による対応の差や不公平感を解消できるとともに、明確な統一ルールに基づいて運用することで、管理工数を抑えた円滑な組織運営を実現します。

• 認識相違を防ぐ「合意形成プロセス」を含めた総合的な記録管理
  制度利用において「希望が通らなかった」「聞いていたことと違う」といったミスコミュニケーションは避けて通れません。万が一のトラブルに備え、「いつ、誰に、何を説明し、どう合意したか」という協議背景を正確に残しておくことが重要です。

そのためには、決定事項（結果）や案内資料の交付履歴にとどまらず、人事労務システムの身上変更申請や勤怠システムの勤務・申請履歴などを紐づけましょう。決定に至る「過程」と「結果」を証拠として集約することは、担当者変更時の確実な業務引継ぎにも役立ちます。例えば、家族情報への子供追加申請にあわせて所定外労働免除の申出があった際、対話の記録や決定事項に加え、勤怠システム側でのアラート設定状況を勤務履歴と照合することで、所定外労働免除が適用されているかを確認でき、正しく運用されている証拠となります。このようにシステムと連携して管理することで「適切な案内と対応が行われた客観的な記録」が蓄積されます。

こうした運用の積み重ねが、将来的な不利益取扱いやハラスメントの指摘から、会社と担当者を守る盾となります。

• 制度利用と業務の可視化
  支援制度がさらに多様化したことにより、育児休業の分割取得だけでなく短時間勤務や所定外労働免除等、「誰がどの制度をいつまで使っているか」という個別の状況が複雑化しています。そして、気づかないうちに管理が形骸化し、特定の担当者の記憶に頼ってしまうことも少なくありません。

こうした事態を防ぐためにも、育児休業の取得状況や終了予定、短時間勤務の利用状況については、人事労務システム等を活用して一元管理しましょう。さらに、勤怠データの可視化によって、育児介護に携わる従業員が所属する部署の負担増をいち早く察知することができます。これにより、周囲との迅速な業務調整が可能になります。

この客観的な把握こそが、現場の不公平感を解消し、組織の不協和音を未然に防ぐ一助となります。