ビジネス紙文書の電子化により業務効率向上とコスト削減を実現

e-文書法対応をはじめ様々な電子化保存サービスをワンストップで提供
「紙」から「電子」で業務革新

紙文書の運用は、多くの仕事やコストを発生させ、誤配や情報漏洩などのリスクを抱えています。
「セコムあんしんエコ文書サービス」は、紙文書を電子文書にすることにより仕事のやり方を根底から変え、社内はもちろんのこと取引先との仕事においても大幅に業務の効率化を実現。その電子文書をセコムのデータセンターで安全にお預かりし、運用の限界を打破します。

高セキュリティな電子証明書を低価格で提供

様々な導入事例に裏づけされた高い信頼性を備え、 e-文書法の国税要件で要求される認定認証業務の電子証明書と、e-文書法に対応した“国際標準に準拠したタイムスタンプサービス”の低価格での提供を実現。
「電子証明書による電子署名」+「タイムスタンプ」実施されたデータは、紙文書における印やサイン(署名)に相当する役割を果たすもので、電子文書を原本として取扱いが可能です。
電子署名タイムスタンプイメージ 社内はもちろん取引先との仕事においても、大幅な業務品質の向上を実現し、企業の「競争力」を強化します。

「紙文書の電子化」サービスの特長

業務の効率化を実現

業務プロセスの大幅な簡略化とスピード化を実現
情報の一元化により、常に最新情報の共有が可能・社内重要書類を出先・出向先からも共有。自動的に履歴を取得・保管。監査時も効率的に対応可能。

情報セキュリティを強化

輸送事故や盗難などによる情報漏えいリスクを回避。
セキュリティのセコムにより厳格な情報管理で安心。

様々なコストを削減

用紙代や印刷代、送料などのコストをはじめ、仕分けや封入、発送といった煩雑な作業にかかる人件費など、さまざまなコストを削減 。

地球環境の保全に貢献

「紙」の使用量低減による森林保護や輸送に伴うCO2排出の削減により、地球環境の保全に貢献。

BCP-事業継続計画対策にも対応

災害発生時に備え、重要文書やデータを安全にお預かりします。出先、出向先でもセキュアに重要データの共有が可能。  >>詳しくはこちら

コンプライアンス-法令遵守の実現

コンプライアンス文書(各種法令対応や社内規程上の保存文書)など、保存が義務づけられている文書の電子化保存も可能。 >>詳しくはこちら

適用例

●社内業務のあらゆるシーンにも対応

契約関連文書
  • 申込書・契約書類
  • 建設工事請負契約
  • 秘密保持契約
  • 基本契約・覚書
商取引関連文書
  • 請求書・支払通知書類
  • 見積書
  • 発注書・注文書
  • 明細書
知的財産文書
  • 仕様書
  • 設計書
  • 研究ノート
e-文書法関連文書
  • 国税関連文書
  • 医療関連文書
  • 会社法関連文書
  • 取締役会議事録
  • 口座振替依頼書
業務関連・記録文書
  • 製品図面・CADデータ
  • 警備業法関連文書
  • 内部統制関連文書
  • 技術・業務マニュアル
  • 作業完了報告書
  • 教育研修記録
  • 支払伝票
  • 製品仕様書
  • 給与明細
  • 人事関係書類
  • 添付書類
  • 定期健康診断結果
  • 稟議文書
  • 取扱説明書
  • 医療費通知書

●あらゆる業種に対応したサービスを提供しております。

導入事例 -ケーススタディ-

▼ケース1 取引先からの見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、口座振替依頼書など、国税関連文書を電子化したうえで保存したい。
  • 課 題

    国税関連文書は、7年間の保存義務があり、紙書類の保管スペース確保と整備状況の確認が難しく、対象書類の検索・参照にも時間を要していた。 事業継続において必須となる情報システムに関するBCP策定を支援
  • 解 決

    e-文書法に基づく対応により電子化保存に関する国税要件をクリアーし、保管スペースの削減と業務の効率化を実現。
▼ケース2 コンプライアンス文書(各種法令対応や社内規程上の保存文書)など、保存が義務づけられている社内文書を電子化保存したい。
  • 課 題

    紙文書の場合、保管・整備状況の管理や保管スペースの確保、関係部門との情報共有が困難。また、文書のコピーや持ち出し、紛失などによる情報漏洩も心配。
  • 解 決

    電子署名とタイムスタンプ(長期署名)により、非改ざん性を確保しながら文書を電子化し、保管スペースを削減。さらに、電子化による効果として、保管整備状況の管理性や関係部署との情報共有、セキュリティも向上。
▼ケース3 図面原本の紙による保存を止め、電子保存したい。
  • 課 題

    PL法(製造物責任法)への対応を考慮し、製造図面などを紙で長期間保存しているが、運用が煩雑で、莫大な保管コストと紙資源を必要とするため見直したい。
  • 解 決

    電子署名とタイムスタンプ(長期署名)により証拠性を確保しながら製造図面を電子化し、長期間に渡る非改ざん性の確保と、保管コストと紙資源の削減を実現。
▼ケース4 先使用権制度を活用し、知的財産を保護したい。
  • 課 題

    発明に対する先使用権確保のため、公証人役場に行って確定日付を取得し、紙の原本を保管していたが、運用の手間や保管スペースの削減を行ないたい。
  • 解 決

    「特許庁のガイドライン(注)」に準拠し電子署名とタイムスタンプを活用することで、会社のデスクに居ながら客観的な証明力を与えることが可能になった。さらに、省スペース化や利便性・セキュリティの向上など、電子化のメリットを活かす事が可能になった。
    (注)「先使用権制度の円滑な活用に向けて-戦略的なノウハウ管理のために-」(特許庁 平成18年6月)
▼ケース5 電子契約を行ないたい。
  • 課 題

    業務上、大量の契約が必要なため、莫大な印紙代や紙代、送料、保管コストが発生している。
  • 解 決

    電子署名とタイムスタンプ(長期署名)による電子契約システムの導入によって、長期間に渡って非改ざん性を確保しながら、印紙代や紙代、送料、保管コストの削減を実現。さらに電子化による業務効率化も実現。
▼ケース6 受領した紹介状や紙ベースで発生する診療諸記録などを電子化保存したい。(「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 厚生労働省 平成25年10月」)への対応)
  • 課 題

    電子カルテを導入済みだが、診療過程で発生する紙ベースの記録を保存する必要があり、電子と紙の2重管理を余儀なくされ非効率となっていた。
  • 解 決

    診療過程で発生する紙ベースの記録に対し、上記、厚労省のガイドラインに準拠した運用により、スキャニングして電子署名とタイムスタンプ(長期署名)を行い、非改ざん性を確保しながら電子化することで、紙の廃棄と管理コストの軽減を実現。

実績

■営業部門での実績

  • 法人間のリース見積書の電子化・電子契約
  • 法人間の相互調印による電子契約
  • 一般個人、法人との生命保険の電子契約
  • 代理店からの注文書の電子送付
  • 代理店への請求書の電子送付
  • 法人顧客向け請求書、請求明細書の電子送付
  • 法人顧客への取引明細書の電子送付
  • 法人顧客への保険料決定通知書の電子送付
  • 保険商品の案内等の電子送付
  • 営業日報の電子化
  • 一般個人会員への請求書、カリキュラム、スケジュール表、
    広告類の電子配布

■業務技術部門での実績

  • 機器設定マニュアルの電子閲覧
  • 口座振替依頼書の電子保管
  • 本人確認書の電子保管
  • 印刷関係データの電子保管
  • デザイン会社への写真・画像等のデータの電子送付
  • 海外工場との設計図面の電子共有
  • 代理店向けソフトウェアの電子配信
  • 警備員教育指導教育実施簿の電子作成保管
  • システム関連の納品成果物(設計書・仕様書、モジュール等)の最新版の電子共有

■購買・調達部門での実績

  • 仕入先への支払通知書、検収明細書の電子送付
  • 仕入先への領収書(相殺領収書)の電子送付
  • 仕入先への購買奨励金請求書の電子送付
  • 仕入先からの発注書の電子受領

■病院・医療での実績

  • 定期的な注射の管理システム
  • 電子カルテシステム
  • 承諾書、紹介状の電子保管

■人事部門での実績

  • 給与明細書、賞与明細書、源泉徴収票の電子通知
  • 年末調整申告書、住所家族変更届の電子申請
  • 昇級試験通知書、給与決定通知書、賞与評価通知書の電子通知
  • 医療費明細の電子送付
  • 派遣先に常駐している社員への社内文書の電子配布
  • ストックオプション通知書の電子送付と電子申込
  • アルバイト、パート社員の雇用契約書の電子化
  • 人事プロフィール、人事ファイルの電子化
  • 客先派遣社員との最新版の人事規定の電子共有および月報の電子送付

■総務部門での実績

  • 取締役会議事録電子化
  • 稟議書、決裁文書の電子化
  • 小口現金支払いの電子化
  • 重要文書の安全な送受信システム
  • 株主への各種資料の電子送付

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