～ケーススタディ～

case 1 取引先からの見積書、注文書、納品書、検収書、請求書、口座振替依頼書など、国税関連文書を電子化したうえで保存したい。

課題
国税関連文書は、７年間の保存義務があり、紙書類の保管スペース確保と整備状況の確認が難しく、対象書類の検索・参照にも時間を要していた。事業継続において必須となる情報システムに関するBCP策定を支援
解決
e-文書法に基づく対応により電子化保存に関する国税要件をクリアーし、保管スペースの削減と業務の効率化を実現。

case 2 コンプライアンス文書（各種法令対応や社内規程上の保存文書）など、保存が義務づけられている社内文書を電子化保存したい。

課題
紙文書の場合、保管・整備状況の管理や保管スペースの確保、関係部門との情報共有が困難。また、文書のコピーや持ち出し、紛失などによる情報漏洩も心配。
解決
電子署名とタイムスタンプ（長期署名）により、非改ざん性を確保しながら文書を電子化し、保管スペースを削減。さらに、電子化による効果として、保管整備状況の管理性や関係部署との情報共有、セキュリティも向上。

case 3 図面原本の紙による保存を止め、電子保存したい。

case 4 先使用権制度を活用し、知的財産を保護したい。

課題
発明に対する先使用権確保のため、公証人役場に行って確定日付を取得し、紙の原本を保管していたが、運用の手間や保管スペースの削減を行ないたい。
解決
「特許庁のガイドライン(注)」に準拠し電子署名とタイムスタンプを活用することで、会社のデスクに居ながら客観的な証明力を与えることが可能になった。さらに、省スペース化や利便性・セキュリティの向上など、電子化のメリットを活かす事が可能になった。
(注)「先使用権制度の円滑な活用に向けて－戦略的なノウハウ管理のために－」(特許庁　平成18年６月)

case 5 電子契約を行いたい。

課題
業務上、大量の契約が必要なため、莫大な印紙代や紙代、送料、保管コストが発生している。
解決
電子署名とタイムスタンプ（長期署名）による電子契約システムの導入によって、長期間に渡って非改ざん性を確保しながら、印紙代や紙代、送料、保管コストの削減を実現。さらに電子化による業務効率化も実現。

case 6 受領した紹介状や紙ベースで発生する診療諸記録などを電子化保存したい。（「医療情報システムの安全管理に関するガイドライン　厚生労働省　平成25年10月」）への対応）

課題
電子カルテを導入済みだが、診療過程で発生する紙ベースの記録を保存する必要があり、電子と紙の2重管理を余儀なくされ非効率となっていた。
解決
診療過程で発生する紙ベースの記録に対し、上記、厚労省のガイドラインに準拠した運用により、スキャニングして電子署名とタイムスタンプ（長期署名）を行い、非改ざん性を確保しながら電子化することで、紙の廃棄と管理コストの軽減を実現。

case 7 紙の書類への押印を伴う業務のテレワークを推進するために電子化を行いたい。