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本人が作成した文書だと証明された電子データのハッシュ値を、公的に認定されたタイムスタンプ局に送り、協定世界時を付して送り返されるものがタイムスタンプです。タイムスタンプには存在時刻の証明と完全性の証明ができます。 |
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これによって、いつ、誰が、何を作成したかが証明されます。 |
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少なくとも、法定保存期間中は電子文書に付与された電子署名が正しく検証可能でなければいけません。
これが、実は簡単なようで案外難しいのです。それは電子証明書を紛失した時や証明書所有者が転職した際等、証明書を失効する場合が有るためです。
電子証明書を紛失すると、その証明書の不正使用を防止するため、認証局に届け出て証明書の失効処理を依頼します。その途端、それ以前にスキャン文書に電子署名、タイムスタンプを付与し電子保存していたデータは検証出来なくなります。
これを防止するために、電子証明書の失効情報等、署名の検証に必要な情報も合わせてタイムスタンプを付与して保存する事が考えられ、「電子署名の有効性を保持するその他の方法の例示」として、国税庁のホームページでも紹介されています。 |
総括
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 ｅ-文書法対応することは、必要な道具であるスキャナーやタイムスタンプ、電子証明書、文書管理システムを導入することで実現します。しかし、ここで考えないといけないのは、業務改革も視野に入れ取り組むことです。つまり、e-文書法対応することで、紙の管理ではなし得なかった文書のスムーズな検索による業務処理のスピードアップ。さらに、顧客や取引先からの問い合わせもスピーディに対応することで顧客満足度の向上がはかれるなどのメリットも十分に考慮する必要があります。e-文書法はコスト削減の部分だけが注目されがちですが、デジタル文書の配置の仕方では、災害などのリスク分散効果や紙の使用削減による地球規模の環境問題への貢献にもつながる効果も期待されます。
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