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e-文書法がもたらす業務改革

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ファイリング技術研究所 中西勝彦氏 著者紹介


文書管理の変貌がオフィスに与える影響
(1) photo仕掛かり文書のみ紙を利用
ペーパーレスになるとまったく紙がなくなるでしょうか。そうは思いません。パソコンで作成した文書を得意先に持参して説明したり、人から話を聞いているときのメモ書き等はやはり紙に分があるでしょう。それはパソコンの画面では1枚ずつしか見られず、自由にページめくりがしにくいことが原因のひとつでしょう。仕掛かり文書は紙で残るでしょうが、業務が終了して「保管」段階になった書類は大半がペーパーレス化されると見てよいでしょう。

(2) キャビネットが激減
保管文書が電子化されパーパーレス化されると、保管するキャビネットが激減するでしょう。仕掛かり文書のみ保管するのでしたら、机の袖引出し程度で十分保管できるからです。

(3) 書類倉庫も不要に
今回のe-文書法成立の理由は書類倉庫に金がかかりすぎることです。年間に3000億円もの保管費用がかかっていると計算されました。電子化が進み現在保管している書類倉庫の書類の保存年限が到来して廃棄されると、新たに書庫に入る書類がないのですから、書類倉庫は無用になるはずです。

(4) そのためにはファイリングシステムの実施が条件
法制度が整備され、パソコンやスキャナが充実し、入力人員も十分なら電子化は進むのでしょうか。残念ながらそうではありません。現在の文書管理はどうでしょう。担当者がいないと書類がどこにあるか分からない、ファイルのタイトルが曖昧で欲しい書類がどのファイルに入っているか分からない、のでは電子化して紙がなくなったら今より探しにくくなります。紙の文書があるうちにファイリングシステムを整備して、電子化はその後と考えるべきでしょう。

(5) photoオフィスの景観が変わる
オフィスからキャビネットが激減し、机周囲のみで仕事ができれば、オフィスの景観も変わるでしょう。デスクワークより人とのコミュニケーションが重要になり、デスクはフリーアドレス(自由席)になり、ミーティングスペースがより必要になるでしょう。またどこでもネットがつながる設備も必要でしょう。


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