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保管コストの計算方法

【1】事務室保管コストと書庫保存コスト
(1) 事務室保管コスト
都心部で1u当たり約12,000円/月、ラテラル型キャビネット1台は約1u(扉と通路を含め)、6段キャビネットは1段当たり2,000円。
(2) 自社倉庫保管コスト
自社の地下倉庫は事務室の半額が相場、移動式ラックには1u当たり文書保存箱が20箱格納可能、2箱でキャビネット1段、1段当たり600円。
(3) 社外営業倉庫保管コスト
社外の営業倉庫は文書保存箱1箱当たり月に200円が相場、2箱でキャビネット1段なので、1段当たり400円。


【2】電子ファイリングの定量的導入効果の計算方法
電子署名とタイムスタンプが必要です。その要件を満たした上で計算します。
(1) 効果算定に影響する要因
・ 導入機器のハードウエアとソフトウエア 初期導入のハードとソフトはリースにすると効果がより高くなります。
・ 初期登録費用は初期コストで、初期登録は外注で計算する スキャニング費用:A4 10円(ページ、200dpi)、15円(ページ、400dpi) 文字入力費用:漢字20文字 100円、数字10文字 10円 電子署名とタイムスタンプ費用:10円(1件、ページは問わない)
・ スペースコスト 1段あたり(4000枚)、事務室 2000円、自社倉庫 600円、社外倉庫 400円 v ・ 検索コスト 人件費(給与+社会保険等)は3,000円/時間で計算 検索項目とページ数によって目的のページまで、電子2分、文書5分で計算
(2) 定量的導入効果の計算事例
・ 条件設定 対象文書:契約書 50,000枚(平均20ページ×2,500件)、シート状(袋とじナシ) 検索頻度:1日50件、電子で2分、文書で5分(1件、目的のページまで) 保管コスト:6段2台、契約後1年事務室保管、社内書庫3年、外部倉庫6年


初期費用
入力費用:スキャニング 50,000枚×10円=500,000円、
文字入力 漢字30文字、数字10文字で 2500件×160円=400,000円
電子署名とタイムスタンプ 2500件×10円=25,000円
計 925,000円


■ランニングコスト
電子ファイリング(月)
文書ファイリング(月)
リース代 30,000円(1,500,000円×2%)
ナシ
スペース 12,000円(PC+スキャナー)
事務室で24,000円
社内倉庫で21,600円
社外倉庫で28,800円
検索コスト 110,000円(50回×2分×22日)
175,000円(50回×5分×22日)
ランニングコスト計 152,000円
249,400円


定量的効果の計算結果
計算方法:初期費用をランニングコストの差で割ればでます。
925,000円÷(249,400円−152,000円)=約9.5
10ヶ月で効果が出ます。




関連用語
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機密性 検索性

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