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保管コストの計算方法
【1】事務室保管コストと書庫保存コスト
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事務室保管コスト
都心部で1㎡当たり約12,000円／月、ラテラル型キャビネット1台は約1㎡(扉と通路を含め)、6段キャビネットは1段当たり2,000円。
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| (2) |
自社倉庫保管コスト
自社の地下倉庫は事務室の半額が相場、移動式ラックには1㎡当たり文書保存箱が20箱格納可能、2箱でキャビネット1段、1段当たり600円。
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社外営業倉庫保管コスト
社外の営業倉庫は文書保存箱1箱当たり月に200円が相場、2箱でキャビネット1段なので、1段当たり400円。
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【2】電子ファイリングの定量的導入効果の計算方法
電子署名とタイムスタンプが必要です。その要件を満たした上で計算します。
| (1) |
効果算定に影響する要因
･ 導入機器のハードウエアとソフトウエア
初期導入のハードとソフトはリースにすると効果がより高くなります。
･ 初期登録費用は初期コストで、初期登録は外注で計算する
スキャニング費用：A4 10円(ページ、200dpi)、15円(ページ、400dpi)
文字入力費用：漢字20文字 100円、数字10文字 10円
電子署名とタイムスタンプ費用：10円(1件、ページは問わない)
･ スペースコスト
1段あたり(4000枚)、事務室 2000円、自社倉庫 600円、社外倉庫 400円
v
･ 検索コスト
人件費(給与＋社会保険等)は3,000円／時間で計算
検索項目とページ数によって目的のページまで、電子2分、文書5分で計算
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| (2) |
定量的導入効果の計算事例
･ 条件設定
対象文書：契約書 50,000枚(平均20ページ×2,500件)、シート状(袋とじナシ)
検索頻度：1日50件、電子で2分、文書で5分(1件、目的のページまで)
保管コスト：6段2台、契約後1年事務室保管、社内書庫3年、外部倉庫6年
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| ■ |
初期費用
入力費用：スキャニング 50,000枚×10円＝500,000円、
文字入力 漢字30文字、数字10文字で 2500件×160円＝400,000円
電子署名とタイムスタンプ 2500件×10円＝25,000円
計 925,000円
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■ランニングコスト
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| リース代 |
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30,000円(1,500,000円×2％)
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ナシ
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| スペース |
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12,000円(PC+スキャナー)
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事務室で24,000円
社内倉庫で21,600円
社外倉庫で28,800円
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| 検索コスト |
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110,000円(50回×2分×22日)
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175,000円(50回×5分×22日)
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| ランニングコスト計 |
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152,000円
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249,400円
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定量的効果の計算結果
計算方法：初期費用をランニングコストの差で割ればでます。
925,000円÷(249,400円－152,000円)94,700円＝9.77
10ヶ月で効果が出ます。
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